On nous pose souvent cette question : « Pourquoi ne puis-je pas auditer ma paie pendant que je la gère ? ».
Elle est généralement posée dans le contexte suivant :
« Nous avons *insérez une plateforme de paie onéreuse * et elle possède une fonctionnalité de conformité intégrée. Nous disposons d'une excellente équipe de paie et d'une grande expertise interne en IR/ER. Pourquoi devons-nous continuer à vérifier ? Pourquoi ne pouvons-nous pas auditer au fur et à mesure ? »
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas auditer au fur et à mesure, tout comme vous ne pouvez pas auditer vos états financiers pendant que vous préparez votre bilan.
En résumé, voici les 5 principales raisons pour lesquelles il est impossible d'auditer la paie au fur et à mesure.
Le changement est constant
Les lois sur le travail en Australie sont incroyablement dynamiques. De nouvelles décisions juridiques sont rendues chaque jour qui :
- influencer la façon dont les récompenses et les accords d'entreprise modernes sont interprétés
- créer de nouvelles dispositions, ou modifier les dispositions existantes, dans les contrats d'entreprise et les contrats d'entreprise modernes
- avoir un impact sur la manière dont les impôts et les pensions de retraite sont appliqués et traités
Cela signifie que la façon dont votre entreprise a interprété une disposition particulière dans une sentence ou un accord d'entreprise moderne il y a quelques semaines n'est peut-être plus tenable ou raisonnable, ou que les dispositions applicables à vos employés ont été mises à jour ou supprimées. Quoi qu'il en soit, étant donné la rapidité d'évolution des lois et instruments australiens en matière d'emploi, il n'est tout simplement pas possible d'auditer efficacement les salaires au fur et à mesure.
Vous ne pouvez pas vérifier vous-même vos devoirs
Le système qui traite votre paie vérifiera qu'elle a été traitée conformément aux règles utilisées dans un premier temps (et l'arrondira en boucle infinie). Ces règles peuvent être erronées ou dépassées. Vos données sont peut-être ingérées ou « lues » de manière incorrecte. Dans vos calculs, vous vous fiez peut-être à des hypothèses qui ne sont plus valides. Rien de tout cela ne sera pris en compte si c'est vous qui vérifiez la conformité de votre paie. Vérifier vos propres devoirs ici ne fonctionne tout simplement pas.
Bonne règle, mauvaise circonstance ?
De nombreux problèmes de conformité en matière de paie surviennent lorsqu'une règle « correcte » est appliquée dans de mauvaises circonstances. Prenons l'exemple d'un employé qui réclame 150 % d'heures supplémentaires au lieu d'une pénalité de 150 %. La pénalité de poste entraîne une pension de retraite alors que les heures supplémentaires ne le sont pas, ce qui pose un problème de conformité à la pension de retraite pour leur employeur, même si aucun sous-paiement salarial réel n'est évident. De tels problèmes se produisent régulièrement car le système de paie que vous utilisez est généralement une solution universelle : il n'est tout simplement pas conçu pour prendre en compte les récompenses ou les instruments spécifiques applicables à vos employés.
Il est temps de reclasser
L'une des principales raisons du sous-paiement des salaires et traitements est le fait que les employés sont mal classés dans un premier temps. La relation entre le titre du poste d'un employé et la classification de sa récompense ou de son contrat d'entreprise évolue régulièrement ; elle reste rarement statique. Il est essentiel que vous examiniez régulièrement les classifications de vos employés et que vous vous assuriez que les modifications de classification ont été prises en compte et gérées efficacement dans votre système de paie.
Prenez du recul
Les systèmes de paie « pensent » d'une période de paie à l'autre et exécutent des règles sur cette base. Lorsqu'un employé est payé tous les quinze jours mais qu'il reçoit une récompense dont les règles s'appliquent sur une période de 28 jours, vous vous retrouvez avec des problèmes d'alignement et d'application des règles. C'est pourquoi il est important de prendre du recul et d'adopter une approche globale de la conformité des salaires, par exemple, en vérifiant la conformité sur une base mensuelle ou trimestrielle, qui tienne compte des besoins de votre entreprise ainsi que de l'attribution et de la couverture des contrats d'entreprise de vos employés.
Ce ne sont là que quelques-unes des raisons pour lesquelles vous ne pouvez pas auditer au fur et à mesure, et pourquoi vous pourriez avoir du mal à respecter la réglementation des salaires, même avec les meilleures intentions et les capacités internes de premier ordre. Nous savons que vous souhaitez respecter vos obligations envers vos employés et éviter que les problèmes ne s'aggravent au fil du temps. La plateforme Yellow Canary est adaptée aux besoins de votre personnel, garantissant des contrôles de conformité réguliers et cohérents.
Si vous souhaitez comprendre les options personnalisées disponibles pour votre entreprise, veuillez nous contacter et nous vous appellerons.
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