Bien que le titre semble quelque peu sensationnel, il n'est pas loin de la vérité. L'auto-réclamation est souvent considérée comme la solution : oui, réduisons la charge de travail de nos équipes chargées de la paie et de la main-d'œuvre et donnons à nos employés les moyens de faire valoir leurs droits. C'est l'innovation que nous attendions !
Tout à coup, le traitement de la paie est rationalisé, vous avez supprimé les feuilles de temps fastidieuses sur papier ou les feuilles de temps électroniques qui étaient trop souvent soumises par les responsables du site après la fin des salaires de toute façon. Vos employés sont plus satisfaits de recevoir leurs indemnités et leurs heures supplémentaires à temps, votre équipe chargée de la paie est moins stressée pendant la semaine de paie et votre équipe de direction constate une réduction des coûts salariaux. Des sourires partout.
Eh bien... tout sourire aux lèvres jusqu'à une semaine où votre nouveau responsable de la paie se familiarisera avec le système d'auto-réclamation et les codes de paie. Votre nouveau responsable de la paie vous demande « quel est ce code de rémunération des heures supplémentaires ordinaire ? » auquel vous les regardez fixement en réponse à l'oxymore. En vous blottissant sur l'ordinateur portable, vous pouvez également voir le code de rémunération des « heures supplémentaires ordinaires » avec les différentes réclamations des employés sur une gamme de chargements différents. Ce code de paiement à lui seul est un gâchis. Euh oh.
Après une longue révision des salaires, il s'est avéré que les codes salariaux ne représentaient que la partie visible de l'iceberg de la « réclamation personnelle », ce qui a entraîné un paiement compensatoire de plusieurs millions de dollars à votre personnel. Les économies de coûts et les gains d'efficacité résultant de la mise en œuvre du système d'autoréclamation ont été rapidement érodés par le paiement d'assainissement. Ce n'est pas une situation agréable lorsque les facteurs déterminants pour mettre en œuvre le système d'auto-réclamation étaient de rationaliser les processus et de rendre vos employés plus heureux.
Qu'est-ce qu'un système d'auto-réclamation des employés ?
Les systèmes d'auto-réclamation des employés, ou systèmes en libre-service pour les employés, comme on les appelle également, sont des systèmes de paie qui permettent aux employés de réclamer manuellement certains droits tels que les heures supplémentaires ou les indemnités. Les modules d'auto-réclamation intégrés aux systèmes de paie et de ressources humaines ont gagné en popularité ces dernières années, les organisations cherchant à rationaliser les processus, à réduire la charge de travail de leurs équipes chargées de la paie, des ressources humaines et des ressources humaines et à abandonner les systèmes papier.
Dans les systèmes d'auto-réclamation, vos employés peuvent faire valoir leurs droits directement dans le système de paie au fur et à mesure. Les demandes sont ensuite examinées et approuvées par le personnel délégué. Ils sont courants pour les employés payés par paiement automatique dans le système de paie et pour les cohortes de main-d'œuvre basées sur les salaires. Les heures supplémentaires ou les droits réclamés sont généralement saisis dans les données de paie plutôt que dans un système de gestion du temps et des présences distinct.
Par exemple, il se peut que l'employé de votre centre d'appels doive rester sur place deux heures plus tard pour remplacer un autre employé qui a dû partir plus tôt. À la fin du quart de travail, l'employé du centre d'appels se connecte au portail en libre-service et réclame les deux heures travaillées supplémentaires. Cette réclamation est examinée et approuvée par le responsable direct ou l'équipe de paie de l'employé, ou n'a parfois pas besoin d'être examinée du tout et peut être envoyée directement pour traitement.
Quels sont les avantages de l'auto-réclamation ?
Les systèmes d'autoréclamation sont intéressants pour plusieurs raisons :
- Remplacez les processus d'approbation manuels : par le passé, si un employé travaillait des heures supplémentaires, il devait remplir un formulaire ou ajouter les heures supplémentaires à sa feuille de temps, l'envoyer à son responsable pour examen. Ce dernier signait et approuvait chaque demande individuellement, puis regroupait toutes les demandes et les soumettait manuellement à la paie pour traitement. Il s'agissait d'un processus fastidieux et, souvent, les formulaires étaient soumis en retard à la paie, ils n'arrivaient pas à la date limite ou le service de paie devait faire un suivi direct auprès du responsable pour retrouver les formulaires qui n'avaient pas été signés.
- Rationalisez et adaptez les processus : les organisations sont pressées d'adopter l'automatisation afin de rationaliser les processus et de permettre aux employés de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. L'autoréclamation est souvent considérée comme une solution à l'automatisation du travail important mais peu rentable que représente l'approbation des heures supplémentaires et des indemnités afin que les gestionnaires puissent se concentrer sur la gestion plutôt que sur l'administration. Cela permet également à une organisation d'adapter ses fonctions de paie et de ressources humaines en transférant l'effort des équipes de paie et des ressources humaines aux personnes qui soumettent la réclamation.
- Réduire les coûts salariaux : investir dans une solution technologique par le biais de l'autodéclaration plutôt que d'embaucher plus de personnes pour traiter les salaires réduit les coûts salariaux indirects et, sans doute, en confiant la responsabilité des réclamations aux employés, cela réduit également les coûts salariaux directs.
- Des employés plus satisfaits : les systèmes d'auto-réclamation permettent aux employés de réclamer facilement leurs droits depuis leur téléphone portable afin d'être payés à temps, au lieu que les approbations soient retardées par leur responsable. L'auto-réclamation permet également de résoudre un problème majeur pour votre équipe de paie, car elle n'a plus besoin de rechercher les formulaires, de saisir manuellement les réclamations ou de s'occuper du suivi fastidieux des formulaires en suspens.
Les pièges de l'affirmation de soi
Aucune solution n'est totalement infaillible et même une solution automatisée telle que l'autoréclamation nécessite une supervision pour s'assurer que vous n'en subirez pas les conséquences imprévues.
Vous pouvez rencontrer un certain nombre de pièges lorsque vous utilisez un système d'auto-réclamation :
- Manque de compréhension ou de formation : la nature d'un système d'autoréclamation suppose que l'employé possède une connaissance suffisante de ses droits, ce qui est une tâche ardue. Les instruments sont suffisamment complexes et délicats pour que votre équipe chargée de la paie et vos avocats puissent les comprendre, sans parler de vos employés. Si un employé travaille des heures supplémentaires le dimanche, doit-il demander la pénalité du dimanche ou les heures supplémentaires le dimanche ? Ou serait-ce différent selon que les heures supplémentaires se situent au début du quart de travail ou à la fin du quart de travail ? S'agit-il d'un code différent ?
- Erreurs : les systèmes d'auto-réclamation sont pris en charge par des applications mobiles, ce qui permet à l'employé de réclamer facilement les heures supplémentaires. Comme pour toute saisie manuelle, vous êtes sujet à des erreurs dues à la maladresse des doigts ou à la correction automatique. Deux heures supplémentaires peuvent être entrées accidentellement comme 12 heures supplémentaires, ou votre employé peut sélectionner le mauvais code. Ça arrive. Cette erreur peut facilement être oubliée ou ne pas être détectée du tout si les demandes sont traitées directement.
- Calendrier des réclamations : vos employés sont occupés, comme vous. Il se peut qu'ils oublient de saisir leur demande le jour même, qu'ils oublient de la soumettre avant la date limite de paie ou qu'ils n'y parviennent jamais. Dans ce scénario, la réclamation et donc le paiement seront en retard, et l'employé a été sous-payé pendant cette période.
- Plusieurs demandes en une seule entrée : chaque employé est différent ; certains soumettent minutieusement leurs demandes à la fin de chaque quart de travail, tandis que d'autres préfèrent soumettre une semaine de demandes en une seule entrée. Ces derniers sont peut-être minoritaires, mais ce sont eux qui poseront le plus de problèmes lors de votre révision salariale. Supposons que l'un de vos employés occasionnels ait effectué 5 quarts de travail consécutifs au cours de la semaine, le dernier étant un dimanche, et qu'il doive déclarer toutes les heures travaillées. Que se passe-t-il si cet employé saisit toutes ses heures de la semaine en une seule entrée ? Dans leur esprit, c'est bon, ils ont saisi toutes les heures de la semaine, qu'importe ? Dans ce cas, l'employé occasionnel est assuré d'être mal payé. Quel que soit le code auquel ils ont attribué les heures, ils ont probablement travaillé un mélange de jours de semaine, de fins de semaine et peut-être d'heures supplémentaires, le tout soumis à des taux différents.
- Commandes et paramètres du système : dans l'exemple ci-dessus, vous vous êtes peut-être dit : « Le système signalerait sûrement cela comme une exception ? ». C'est une excellente question. La réponse est « peut-être ». Vous avez peut-être défini un contrôle dans le système qui signale les réclamations pendant un certain nombre d'heures, mais il est probable qu'aucun contrôle ne soit en place pour signaler les exceptions concernant l'attribution de ces heures. Les systèmes standard ne sont pas configurés pour les conditions uniques de vos activités et même si c'était le cas, l'approche « taille unique » pourrait ne pas convenir à toutes les unités commerciales utilisant le système d'auto-réclamation.
- Capacité de suivi et de validation : les saisies des déclarations personnelles sont difficiles à suivre et à valider car elles sont généralement conçues pour saisir les données de paie, et non pour servir de données sur les heures et les présences. Cela pose des problèmes car vous n'avez peut-être pas de visibilité ou ne pouvez pas vous fier au nombre d'heures réclamées, à la date réclamée ou aux heures de début et de fin (si vous en avez). En présence de ces systèmes, il se peut également que vous ne disposiez d'aucune donnée source, telle que des listes ou des feuilles de temps, pour valider les droits, ce qui rend difficile la validation de l'exactitude des entrées.
- Supervision et suivi : en fonction de la taille de votre personnel, il peut ne pas être pratique de suivre et de valider toutes les exceptions dans les données relatives aux déclarations personnelles dans le court laps de temps disponible entre le dépôt des demandes et le versement des salaires. En tant qu'organisation, cela peut représenter un risque que vous êtes prête à accepter. L'Ombudsman pour le travail équitable indique de plus en plus qu'il s'attend à ce que tous les employés soient correctement payés, quelle que soit la position de risque de l'organisation.
Cette liste n'est en aucun cas exhaustive et vous découvrirez que les pièges que vous rencontrerez seront aussi uniques que vos employés qui feront les réclamations. Telle est la nature d'un système qui offre une marge de manœuvre importante pour les entrées et les manipulations individuelles.
Encore une fois, cela soulève la question suivante : comment trouver l'équilibre entre l'adoption de l'automatisation pour rationaliser les processus et le respect de vos obligations réglementaires et législatives ?
Que faire ?
Si vous disposez d'un système d'auto-réclamation permettant aux employés de faire valoir leurs droits, prenez les devants et procédez à une révision des salaires pour vous assurer que vos employés ont été correctement payés, au lieu de laisser les problèmes s'aggraver au fil du temps et devenir plus coûteux. En présence des pièges ci-dessus, cela peut ne pas sembler une tâche facile. Nous comprenons cela. Nous avons déjà découvert les pièges et les astuces des systèmes d'auto-réclamation et nous pouvons vous aider à les surmonter pour passer à travers la révision des salaires en toute confiance.
La révision rétrospective des salaires vise à corriger le passé, et une approche efficace et efficiente doit être adoptée à l'avenir pour vous donner confiance dans votre conformité continue. L'utilisation de RegTech fournit une solution rapide, évolutive et précise qui vous facilite la tâche. Nous pouvons vous y aider grâce à notre offre de conformité « Always On », qui est un processus de surveillance automatisé « BAU » nécessitant un faible niveau d'effort continu de votre part et de votre équipe.
Si votre système d'auto-réclamation vous préoccupe et que vous souhaitez savoir ce que vous pouvez faire pour y remédier, contactez-nous et nous vous appellerons.
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