Les professionnels de la paie qui se réveillent le dimanche matin ne se seraient pas attendus à ce changement (pourrait-on suggérer un chaos ?) c'était imminent pour la semaine à venir. Un jour férié exceptionnel annoncé pour le 22 septembre comme jour de deuil à la suite du décès de la reine Elizabeth II met un frein aux travaux de paie. Cette annonce survient à un moment où la paie mensuelle due au plus tard le 15 du mois est bien avancée, voire déjà terminée, ce qui entraîne une pléthore d'ajustements manuels.
En général, les employés ont le droit de s'absenter du travail un jour férié, les employés permanents qui travaillent normalement ce jour-là étant redevables d'une forme de paiement. C'est simple jusqu'à présent, non ? Toutefois, le montant de ce paiement dépendra de l'instrument industriel sur lequel ils sont payés. Si un salarié doit travailler un jour férié, il a droit à des droits supplémentaires. Cela peut inclure un salaire supplémentaire, un jour de congé de remplacement ou un congé annuel supplémentaire. Dans le cadre de certaines récompenses, la durée minimale des quarts de travail devra également être prise en compte s'il est demandé à un employé de travailler un jour férié.
Pour notre personnel de la paie aux prises avec ces changements soudains, voici certaines des considérations à prendre en compte :
- Mettre à jour les systèmes de gestion du temps, de présence et de paie afin de faire du 22 septembre un jour férié ;
- Toute mise à jour de la liste ou des horaires de travail en cours, ainsi que les pénalités et les déclencheurs associés ;
- Les demandes de congé qui sont en cours de traitement ou qui ont déjà été traitées nécessitent désormais un ajustement manuel, car tous les systèmes ne s'ajustent pas automatiquement pour refléter le changement de type de congé ;
- Si le nouveau jour férié a un impact sur le cycle de traitement normal, les délais existants doivent-ils être modifiés pour permettre au personnel chargé de la paie, aux chefs d'équipe et aux approbateurs autorisés de ne pas être disponibles le 22 ? ;
- Les banques ne traitent pas les paiements et quelles en sont les répercussions sur les délais (compte tenu de la complexité accrue pour Victoria qui a le 23 et pour l'Australie occidentale qui a le 26 comme jours fériés habituels) ; et
- L'afflux de demandes de congé pour les personnes souhaitant profiter de l'occasion d'un long week-end.
Compte tenu de tout ce qui précède, nous pensons que la question la plus importante à poser à votre équipe de paie est de savoir si elle préfère le café ou le chocolat.
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