Compte tenu de la complexité et de l'évolution constante du paysage des relations professionnelles en Australie, il n'est pas surprenant que Le Fair Work Ombudsman a récupéré 509 millions de dollars de sous-paiements au cours de l'exercice 2023. Les paiements salariaux insuffisants peuvent être dus à des processus et à des systèmes obsolètes qui sont gérés manuellement et demandent beaucoup de temps et de main-d'œuvre. Paradoxalement, la solution proposée aux sous-paiements est souvent la cause même du problème : davantage de processus manuels, de calculs et d'interprétations effectués par des personnes, dans des feuilles de calcul Excel (insérez un emoji face à la paume).
Si vous envisagez d'utiliser l'automatisation dans vos processus de conformité salariale, voici un spoiler majeur pour le billet de blog suivant : c'est la seule solution ! Nous sommes là pour vous expliquer pourquoi et comment.
Pourquoi les cadres de conformité traditionnels échouent
S'appuyer sur les systèmes de paie pour la conformité
La majorité des systèmes de paie en Australie ne sont pas conçus spécifiquement pour les nuances du marché australien. Le fait de dépendre uniquement d'un système de paie pour la conformité suppose une configuration parfaite en fonction de vos exigences de conformité spécifiques, la capacité à gérer les complexités liées à la législation, aux récompenses et aux évaluations environnementales, et suppose que les récompenses, les évaluations environnementales et les réglementations sont statiques.
Nous savons que même les systèmes de paie les plus sophistiqués nécessitent des solutions manuelles. Le fait de se fier uniquement à ces derniers pour la conformité entraîne un risque de sous-paiement.
La paie est axée sur l'obtention des salaires
La paie n'est pas une voie à sens unique, mais la fonction est généralement conçue uniquement pour envoyer des paiements aux employés. Les organisations se concentrent trop souvent uniquement sur la conformité lors du traitement de la paie et ne vérifient pas les résultats de la paie après coup.
Problèmes liés aux méthodes traditionnelles de détection des risques de conformité à la paie
Méthodes d'échantillonnage
Les entreprises de services professionnels utilisent généralement un échantillonnage de données sur les employés pour évaluer la conformité salariale. Dans le cadre de l'audit des salaires, l'échantillonnage consiste à sélectionner un sous-ensemble d'employés et à comparer leurs paiements réels avec ce qu'ils auraient dû être payés, en utilisant leurs données de temps et de présence. L'idée est de supposer que l'échantillon représente correctement l'ensemble de la population. Mais lorsque nous examinons attentivement les complexités de la conformité en matière de paie, il est évident que l'échantillonnage ne suffit tout simplement pas.
La situation de chaque salarié peut être très différente. Par exemple, un employé peut être en vacances, tandis qu'un autre peut oublier d'enregistrer son heure de départ. Certains employés peuvent effectuer des quarts de travail supplémentaires ou accepter des conditions de travail uniques, qui ne sont pas prises en compte dans l'échantillon. Ces variations font qu'il est difficile de tirer des conclusions fiables à partir du sous-ensemble sélectionné.
Certains rôles peuvent avoir des durées de travail minimales spécifiques, mais ces exigences peuvent ne pas être correctement représentées dans l'échantillon. Par exemple, un employé appelé pour une séance de formation de 2 heures alors qu'un quart de travail minimum de 3 heures est requis ne serait pas pris en compte dans le processus d'échantillonnage.
Audits salariaux internes
Il existe généralement deux types d'audits internes de conformité salariale. Le premier est un examen interne effectué par l'équipe de paie elle-même, et le second est un examen effectué par l'équipe d'audit interne.
Examens réalisés par les équipes de paie
Bien que les entreprises disposent d'équipes de paie internes compétentes, le facteur humain inhérent présente des risques. La réalisation d'audits internes sans supervision externe n'apporte pas le regard neuf et la séparation des tâches nécessaires pour détecter d'éventuelles violations de conformité.
Examens effectués par les équipes d'audit interne
Le problème que nous avons constaté lors des examens effectués par les équipes d'audit interne est qu'elles ne saisissent généralement pas les nuances des problèmes de conformité des salaires, ce qui peut donner à l'entreprise un faux sentiment de sécurité en ce qui concerne le risque de conformité des salaires. Dans d'autres cas, nous avons constaté une marge de manœuvre limitée pour l'équipe d'audit interne, ce qui peut entraîner le même problème, en particulier si une approche par échantillonnage est utilisée.
Utilisation de feuilles de calcul pour les audits de paie
Traditionnellement, les audits de paie sont effectués manuellement par des personnes et sur des feuilles de calcul. Les feuilles de calcul Excel, bien qu'elles soient des outils puissants, sont toujours exploitées par des personnes qui peuvent faire des fautes de frappe et des erreurs, ce qui a une incidence sur la précision des formules. Paradoxalement, cela entraîne un risque futur de sous-paiement et peut souvent alimenter le problème principal.
L'évolution des attentes : adopter la technologie au service de la conformité
Dans une nouvelle ère d'application de la conformité salariale, les entreprises redéfinissent leur approche en matière de conformité. La technologie est aujourd'hui plus fiable que jamais et les attentes des entreprises évoluent en conséquence. Les cabinets d'avocats, qui se sont toujours appuyés sur les feuilles Excel pour les révisions salariales, reconnaissent les limites des méthodes manuelles et se tournent vers l'automatisation pour trouver une solution plus efficace et plus précise.
Les organisations qui peuvent faire appel à des cabinets d'avocats ou à des sociétés de services professionnels pour soutenir les révisions salariales attendent des solutions plus efficaces et ne veulent plus payer pour les heures enregistrées par les personnes qui consacrent inutilement du temps à des tâches manuelles.
Pourquoi l'automatisation et la technologie sont essentielles pour détecter les risques de conformité
Entrez dans l'automatisation, qui change la donne en matière de conformité. En automatisant le processus d'examen de la conformité salariale, les entreprises peuvent intégrer facilement les contrôles à leurs opérations normales, réduisant ainsi le risque d'erreur humaine.
- Rapidité et efficacité : L'automatisation permet de mettre en place un processus rapide et reproductible, en identifiant les risques de conformité dès le début.
- Supervision externe : Le fait de confier l'examen à une entité non humaine élimine les préjugés, les habitudes et les rituels que les humains peuvent introduire dans le processus. Cette nouvelle perspective fournit un niveau d'objectivité crucial.
- Élimination des tâches manuelles : L'automatisation élimine le besoin de tâches manuelles à forte intensité de main-d'œuvre, libérant ainsi un temps précieux et des ressources qui peuvent être réorientés vers un travail à valeur ajoutée et le statu quo.
- Séparation des tâches: Contrairement aux audits internes sujets à l'erreur humaine, une technologie automatisée tierce garantit une séparation claire des tâches, réduisant ainsi les risques de violations de conformité répétées.
- Examens complets : L'utilisation de la technologie dans le processus de révision permet aux organisations d'examiner un ensemble complet de données de paie plutôt qu'un simple échantillon.
La solution automatisée pour la conformité
Comment une organisation met-elle en œuvre l'automatisation et la technologie dans son cadre de conformité ? Contrairement à la croyance populaire, les organisations n'ont pas besoin de remanier complètement leurs systèmes de paie pour garantir la conformité.
Yellow Canary permet aux grands employeurs australiens de rationaliser la conformité en matière de paiements, de droits et de congés de longue durée des employés.
Notre Conformité permanente (AOC) la plateforme automatise les évaluations mensuelles, en comparant ce qui a été payé à ce qui aurait dû être payé, en fonction de la récompense moderne de l'employé, des accords d'entreprise ou de l'instrument industriel. Contrairement aux approches traditionnelles, Yellow Canary couvre tous les employés de votre entreprise, au lieu de se fier uniquement à un échantillon d'évaluation.
La plateforme AOC génère des rapports sur les écarts et les facteurs qui permettent à nos clients de résoudre rapidement tous les problèmes, d'éviter des délais prolongés correction projets, et démontrer aux parties prenantes et aux régulateurs que les problèmes de conformité des salaires sont résolus.
Dans une nouvelle ère de conformité du personnel, Yellow Canary aide les employeurs à agir correctement pour leurs employés, tout en évitant de lourdes sanctions en cas de sous-paiement involontaire. Nous serons heureux de répondre à toutes vos questions concernant la conformité continue, simplement entrer en contact.
