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Le mois dernier, Yellow Canary a parrainé le petit déjeuner du Sommet de la gouvernance australienne de l'AICD à Melbourne. Voici cinq thèmes clés abordés par le panel d'experts et les raisons pour lesquelles les chefs d'entreprise devraient en tenir compte.
La collaboration interfonctionnelle, avec un responsable clé responsable de la conformité de la paie, est essentielle à la réussite
Souvent dans les moyennes et grandes entreprises, la conformité en matière de paie se situe à l'intersection de plusieurs fonctions commerciales différentes. La gestion de la paie peut être prise en charge par le directeur financier, les ressources humaines ou rester sur une île à part entière. C'est pourquoi l'une des mesures les plus efficaces que les chefs d'entreprise peuvent prendre est de faciliter le dialogue entre les dirigeants occupant ces fonctions.
Avant de commencer toute révision de la paie chez Yellow Canary, nous commençons par réunir tout le monde dans une même pièce. Il n'est pas rare que le personnel de la paie se présente au conseiller juridique interne pour la toute première fois au cours de ces sessions, malgré son rôle central dans l'interprétation des cadres législatifs. Pour optimiser l'efficacité et réduire l'incidence des erreurs, il est essentiel de faciliter la communication continue entre les parties prenantes concernées.
Les responsabilités étant souvent réparties entre les équipes chargées de la paie, de la planification des effectifs, des affaires juridiques et de la technologie, la détermination de la responsabilité ultime en matière de conformité de la paie est un défi courant pour de nombreuses entreprises, ce qui entraîne souvent un manque de clarté. Les administrateurs devraient déléguer à un propriétaire clé au sein de la haute direction ou de la direction la responsabilité de la conformité de la paie. Cette personne désignée agit en tant qu'autorité principale, promeut la responsabilisation au sein de l'organisation et informe régulièrement le conseil d'administration pour une supervision continue.
Il est également essentiel de reconnaître que l'efficacité de l'évaluation dépend de la visibilité. Dans le domaine de la paie, les entreprises disposent souvent de données stockées dans plusieurs systèmes différents. Dans la mesure du possible, la disponibilité et la visibilité de ces informations en temps réel sont bénéfiques pour les décideurs de haut niveau.
Les sous-paiements peuvent faire la une des journaux, mais les trop-payés constituent également un problème
Les trop-payés, bien qu'ils soient généralement moins abordés, sont également importants à surveiller pour les organisations. Ils peuvent se produire de différentes manières. Prenons, par exemple, le secteur des soins aux personnes âgées, où il peut être difficile de trouver des employés prêts à occuper des postes dont la rémunération est minimale. Pour résoudre ce problème, les entreprises peuvent choisir d'offrir 2$ supplémentaires par heure.
Cependant, cette approche introduit un raccourci qui aggrave la complexité du système, car il peut ne pas être suffisant ou trop. Pour éviter les trop-payés, il est essentiel de s'assurer que les coûts ne sont pas réduits et que le personnel est rémunéré de manière à toujours donner la priorité à la conformité.
Le prochain grand domaine de non-conformité est celui des congés de longue durée.
Dans le contexte du discours actuel sur les sous-paiements de salaires et le vol de salaires dans les médias, un domaine de conformité qui a reçu peu d'attention est congé de longue durée, qui constituera sans aucun doute le prochain objectif des mesures coercitives.
Aussi archaïque que cela puisse paraître, les différentes réglementations LSL d'un État à l'autre sont le résultat d'une pratique historique. Ces réglementations ont été déterminées à l'origine en estimant le temps qu'il faudrait aux fonctionnaires pour rentrer en Angleterre par bateau après avoir effectué 10 ans de service dans leurs États respectifs.
Aujourd'hui, la conformité repose sur les interactions entre les instruments industriels (récompenses et évaluations environnementales), les normes nationales en matière d'emploi (NES) et la législation nationale, ce qui complique la vie des organisations. Pour les entreprises qui n'ont pas encore examiné de près les droits aux congés de longue durée de leurs employés, le moment est venu de le faire.
Ne sous-estimez pas le temps nécessaire pour auditer correctement votre paie
Une préparation initiale considérable est essentielle lorsqu'on entreprend une révision ou un audit des salaires, et les dirigeants doivent reconnaître que ce processus prend beaucoup de temps. Les hypothèses et les positions politiques doivent être comprises et solidement établies le plus rapidement possible. Sans cette étape clé, les audits risquent de s'éterniser.
C'est pourquoi il est impératif de réunir toutes les parties prenantes clés dès le départ. Le facteur clé qui peut faire passer un audit de six mois à une durée de trois ans est de disposer des bonnes personnes possédant des connaissances institutionnelles, détachées auprès de l'équipe d'audit.
Commencez modestement et simplement avec votre audit de conformité des salaires
Entreprendre un audit complet de la paie peut sembler intimidant, mais il est important d'adopter le bon état d'esprit. Tenter de tout régler en même temps conduit inévitablement à une dynamique organisationnelle débordante et étouffante.
Un audit de paie réussi commence par les « un pour cent ». Pour les personnes chargées d'instituer un audit, demandez-vous s'il existe une ou deux initiatives que vous pouvez lancer au cours des premières semaines. Identifier des solutions rapides sur lesquelles vos équipes de direction peuvent se concentrer vous aidera à gagner du terrain, ce qui est la clé du succès à long terme.
Canari jaune fournit des informations sur l'état de conformité d'une organisation, en fournissant aux conseils les données et la visibilité nécessaires pour évaluer si les employés reçoivent une rémunération conforme aux récompenses modernes, aux instruments industriels et aux évaluations environnementales.
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