Les lois sur les relations professionnelles ont subi une modification importante., passant d'une approche réactive, dans laquelle les employeurs réagissent aux problèmes et aux incidents, à une approche proactive, obligeant les administrateurs à prévenir les violations en premier lieu.
Cette obligation d'agir de manière proactive inclut la prévention des sous-paiements involontaires aux travailleurs. Si des mécanismes adéquats et des protocoles d'atténuation des risques ne sont pas en place, les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables, et les entreprises s'exposent à des amendes considérablement plus élevées, pouvant aller jusqu'à 4 696 000 dollars ou trois fois le montant du sous-paiement.
Grâce à ces réformes, il est clair que la responsabilité de superviser et de garantir la conformité des salaires relève parfaitement de la compétence du conseil d'administration. Les cinq questions ci-dessous constituent une première mesure à prendre par les membres du conseil d'administration pour évaluer le risque de conformité de leur entreprise.
1. Qui est responsable en dernier ressort de la conformité en matière de paie ?
Déterminer la responsabilité ultime en matière de conformité de la paie est un défi courant pour de nombreuses entreprises, ce qui entraîne souvent un manque de clarté car les responsabilités sont réparties entre les équipes chargées de la paie, de la planification des effectifs, des affaires juridiques et technologiques.
En réalité, la responsabilité de garantir la conformité des salaires incombe fermement au conseil d'administration, en particulier dans le cadre de sa fonction de gestion des risques ou d'audit. Les administrateurs pouvant être tenus personnellement responsables de tout problème de conformité des salaires, il est essentiel que le conseil d'administration supervise activement et reste informé de l'état de conformité de l'organisation. Bien que le conseil d'administration doive déléguer la gestion quotidienne de la conformité des salaires, il ne doit pas se désengager complètement. Des mises à jour et des rapports de haut niveau devraient être fournis régulièrement pour assurer une supervision continue (comme pour les problèmes liés au WHS).
La responsabilité opérationnelle déléguée en matière de conformité et de processus de paie dépend de la taille et de la structure de l'entreprise. En règle générale, nous constatons que la responsabilité incombe aux personnes suivantes :
- Directeur général dans les petites organisations comptant moins de 750 employés ;
- Directeur financier si les fonctions de gestion de la paie et de conformité des ressources humaines leur sont rattachées ; ou
- Directeur des ressources humaines si les fonctions de conformité des ressources humaines relèvent de leur compétence.
Cette délimitation claire des responsabilités et un point de responsabilité défini facilitent une meilleure gestion de la conformité et réduisent le risque de non-conformité.
2. Dans quelle mesure le conseil d'administration et l'équipe de direction sont-ils convaincus que la conformité des salaires au sein de l'organisation est correcte à 100 % ?
Les directeurs et les équipes de direction doivent être sûrs à 100 % qu'ils ont mis en place les bons processus et procédures pour atténuer considérablement les risques de conformité en matière de paie. À l'instar des questions relatives à la WHS, les conseils d'administration devraient avoir un appétit ou une tolérance zéro pour le risque en ce qui concerne les problèmes de conformité des salaires.
Malgré tous les efforts déployés par les employeurs, nous constatons régulièrement des sous-paiements sur les salaires, qui se situent généralement entre 1 % et 3 % du coût total de la main-d'œuvre. Ce pourcentage apparemment faible peut se traduire par des implications financières importantes. Par exemple, une organisation dont les coûts salariaux s'élèvent à 10 millions de dollars pourrait être confrontée à un sous-paiement moyen de 200 000 dollars par an, pour un montant cumulé de 1,2 million de dollars sur une période de six ans.
Cela nous rappelle brutalement qu'il ne suffit pas d'atteindre une précision de 99 %. Le 1 % d'inexactitudes restant correspond à l'origine des problèmes. Ces 1 % d'inexactitudes peuvent entraîner des sous-paiements qui portent atteinte à la réputation de l'entreprise, entraîner une action en justice de la part du Fair Work Ombudsman et entraîner des indemnités compensatoires substantielles pour les travailleurs. Cela souligne l'importance cruciale de rechercher une précision absolue en matière de conformité des salaires afin de préserver la réputation et la stabilité financière de l'organisation.
3. Quels systèmes et processus l'entreprise a-t-elle mis en place pour garantir que les paiements effectués aux employés sont conformes à la loi ?
Lorsqu'ils interrogent les systèmes et les processus mis en place par l'équipe de direction pour faciliter les paiements conformes à la loi aux employés, les administrateurs doivent prêter attention aux principaux indicateurs de risque.
Les réponses qui indiquent un niveau de risque élevé dans les processus actuels sont les suivantes :
- le recours au seul système de paie pour assurer la conformité ;
- les processus manuels, sujets à l'erreur humaine ;
- les équipes de paie travaillant de manière isolée avec un minimum de contribution de la part des équipes juridiques ou de planification des effectifs ; et
- l'utilisation de tests par échantillonnage pour effectuer les examens de conformité.
Les réponses qui indiquent un faible niveau de risque dans les processus actuels sont les suivantes :
- des processus, des rôles et des responsabilités clairement documentés et définis dans le cadre des examens de conformité de la paie ;
- des processus qui ont été développés sur la base de conseils juridiques ;
- l'intégration de l'automatisation et de la technologie dans le processus d'évaluation ;
- fournir des rapports complets fournissant au conseil d'administration un aperçu de l'état actuel de conformité ; et
- des examens réguliers et une correction rapide des problèmes de paie.
4. Quels rapports et informations peuvent être fournis au conseil d'administration pour le rassurer quant à l'état de conformité de l'organisation ?
Alors que les obligations des administrateurs continuent de gagner en complexité et en portée, le risque de responsabilité personnelle en cas de non-conformité est devenu une préoccupation majeure. Les directeurs sont chargés de superviser une myriade de questions, ce qui rend difficile de rester informé sans se plonger dans les détails opérationnels.
Tirer parti de la technologie est devenu une nécessité pour combler cette lacune et fournir au conseil d'administration la visibilité nécessaire pour contrôler efficacement la conformité. Les solutions technologiques avancées fournissent des rapports concis et pertinents, permettant aux administrateurs de conserver une compréhension complète de l'état de conformité de l'organisation sans être submergés par les complexités opérationnelles. Par exemple, la plateforme de Yellow Canary fournit aux forums un aperçu complet des informations de haut niveau dans lesquelles il est facile de naviguer. Cette fonctionnalité rationalise le processus de suivi et offre la flexibilité nécessaire pour explorer des détails spécifiques si nécessaire, garantissant ainsi une prise de décision éclairée et une gouvernance efficace.
5. Avons-nous une culture de conformité qui se répercute sur l'ensemble de l'organisation ?
Dans le paysage en constante évolution des obligations de conformité, le fait de se fier uniquement aux processus peut rapidement mener à des solutions obsolètes. La pierre angulaire d'une conformité durable réside dans la promotion d'une culture de conformité. Ce changement culturel doit prendre naissance au niveau du conseil d'administration et se propager à travers l'organisation pour créer un environnement où la conformité est intégrée à chaque action et décision.
Les conseils d'administration qui utilisent activement les informations relatives à la conformité et les classent par ordre de priorité dans leurs processus décisionnels donnent le ton à une culture axée sur la conformité. La haute direction doit soutenir de manière visible et promouvoir activement la conformité, en donnant l'exemple au reste de l'organisation. Tirer parti de la technologie pour simplifier les tâches de conformité et intégrer les objectifs de conformité dans les objectifs de conformité de l'entreprise Programme environnemental, social et de gouvernance (ESG) peut également renforcer cette culture, en veillant à ce que la conformité fasse partie intégrante et naturelle de la philosophie de l'entreprise.
En instaurant une culture de conformité qui crée un environnement favorable qui trouve un écho au sein du conseil d'administration comme à tous les niveaux de l'organisation, les entreprises peuvent faire face à la complexité des exigences réglementaires en toute confiance, préserver leur réputation et garantir un succès à long terme.
