Des solutions automatisées qui garantissent la conformité

Les lois sur le vol de salaires spécifiques au Queensland et à Victoria signifient que les employeurs de ces États peuvent faire face à des poursuites pénales et à des condamnations pour vol de salaires.

En vertu de la loi de 2023 sur la fermeture des failles, le vol intentionnel de salaires sera passible de sanctions sévères allant jusqu'à 10 ans de prison et d'amendes pouvant atteindre 1 565 000 dollars pour les particuliers et 7 825 000 dollars pour les entreprises, soit trois fois la valeur du sous-paiement, le montant le plus élevé étant retenu.

La loi n° 2 de 2024 sur la fermeture des échappatoires comprend des dispositions civiles. Les infractions graves couvriront l'imprudence ainsi que les actes intentionnels, l'amende maximale étant portée à 4 696 000 dollars, soit trois fois le montant sous-payé, selon le montant le plus élevé. Ces réformes incitent les employeurs à réfléchir à l'avance à leurs stratégies de conformité, afin d'éviter les sanctions résultant d'erreurs dans les processus de conformité salariale.

Les entreprises australiennes sont plus que jamais soumises à des pressions pour maintenir et démontrer la conformité de leurs effectifs. Le non-respect des lois sur le lieu de travail peut entraîner des retards de paiement des salaires. Ce n'est pas seulement mauvais pour les entreprises ; quelle que soit l'intention, sous-payer les travailleurs peut entraîner une baisse du moral des employés et un manque de confiance envers l'employeur. Des examens de conformité réguliers sont essentiels pour permettre aux employeurs de s'assurer qu'ils respectent leurs obligations légales et éthiques et que les problèmes ne s'aggravent pas au fil du temps.

Bien que la remédiation vise à corriger les erreurs et les problèmes du passé, elle ne permet pas nécessairement de résoudre les problèmes actuels, ni de contribuer au maintien de la conformité. En se concentrant uniquement sur le passé, les entreprises s'exposent au risque d'une non-conformité persistante. Cela ne permet pas aux entreprises de faire ce qu'il faut pour leurs employés.

Always On Compliance de Yellow Canary permet aux entreprises d'atteindre cet objectif en utilisant l'automatisation pour détecter et résoudre les écarts de paiement sur une base mensuelle.

Nous proposons des mesures correctives en tant que complément à notre solution Always On Compliance afin de couvrir à la fois les révisions historiques et proactives.

Oui La technologie flexible de Yellow Canary s'adapte à toute attribution moderne, accord d'entreprise ou instrument industriel convenu avec votre conseiller juridique ou votre conseiller en conformité.

Always On Compliance fournit une visibilité proactive sur les éventuels sous-paiements ou trop-payés à chaque employé. Le tableau de bord identifie les principaux facteurs de variation pour vous permettre d'y remédier si nécessaire, d'améliorer les processus de conformité à l'avenir et d'optimiser la planification des effectifs.

Les équipes de paie trouvent également notre tableau de bord pratique pour automatiser les vérifications des demandes de paie des employés. Les responsables de la paie peuvent accéder à chaque employé via notre tableau de bord pour fournir des réponses immédiates aux questions relatives à la paie, plutôt que d'avoir à passer par plusieurs systèmes pour trouver la réponse manuellement.

Notre solution Always On Compliance ne nécessite qu'une configuration, plutôt qu'une construction, qui repose sur une combinaison d'hypothèses, de règles et de principes d'interprétation appliqués à vos données. La plate-forme n'a pas besoin d'être construite à partir de zéro et ne dépend pas d'un nombre important de personnes pour la gérer.

Yellow Canary ajoute une couche supplémentaire de précision et de confiance lorsque les règles de votre système de paie peuvent ne pas être suffisantes. Nous travaillons avec vous et votre conseiller juridique ou expert en conformité pour confirmer les interprétations des règles salariales que vous avez convenues. Nous utilisons ensuite cette interprétation comme source de vérité pour toutes les révisions salariales. Notre technologie d'automatisation élimine tout risque d'erreur humaine courant avec les méthodes de révision manuelle.

Nous vous recommandons ce qui suit :

• Un chef de projet interne dédié et un sponsor pour superviser et prendre des décisions.
• Une seule personne autorisée à donner des instructions à Yellow Canary
• Un contact dédié aux règles salariales et aux données

Après le processus d'intégration, la maintenance continue de la plateforme nécessite un minimum de ressources, généralement moins d'un ETP.

Les paiements salariaux insuffisants sont le résultat de processus et de systèmes désuets. La cause ne peut pas être le remède. Traditionnellement, les révisions salariales sont effectuées à l'aide d'humains, de calculs manuels et de feuilles de calcul. Yellow Canary automatise ce processus, éliminant ainsi tout risque d'erreur humaine supplémentaire, le tout à une fraction de la chronologie traditionnelle.

Un autre facteur de différenciation clé pour nous est que nous recommandons de revoir 100 % des paiements des employés, par opposition à des données d'échantillonnage. Auparavant, aucun outil n'était disponible pour automatiser le processus de révision des salaires et les employeurs étaient confrontés à des coûts importants pour effectuer des révisions salariales. Au lieu de cela, de nombreux employeurs choisissent de n'examiner qu'un échantillon de la main-d'œuvre et d'extrapoler les résultats.

Cette approche pose problème pour les raisons suivantes :

• Il suppose que tous les employés travaillent exactement aux mêmes heures, ce qui ne reflète pas les variations réelles des habitudes de travail ;
• Les groupes d'échantillons de moins de 40 % sont trop petits pour fournir un résultat statistiquement pertinent ; et
• Si le personnel devait être remboursé pour des paiements insuffisants, les calculs individuels pour chaque employé devraient être effectués séparément, ce qui entraînerait des travaux supplémentaires et des inexactitudes potentielles.

Notre approche axée sur l'automatisation permet de recalculer avec précision 100 % des paiements des employés, éliminant ainsi le besoin d'estimations basées sur des échantillons obtenues par le biais de révisions manuelles.

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Des lacunes en matière de données sont apparues dans chaque engagement que nous avons eu. Nous travaillons avec les employeurs et leurs conseillers juridiques pour inclure des hypothèses relatives aux données afin de garantir un examen plus complet. Nous pouvons également vous orienter vers l'un de nos partenaires pour vous aider à transformer vos données dans le format approprié si nécessaire.

La plateforme Always On Compliance de Yellow Canary est indépendante de la technologie et compatible avec tous les systèmes de paie, de feuille de temps et/ou de gestion des employés. Nous travaillons avec nos clients lors de l'intégration pour développer un format de fichier cohérent afin que tout système soit facile à gérer.

L'abonnement Always On Compliance de Yellow Canary propose une calculatrice spécialement conçue pour répondre aux besoins de votre entreprise. Grâce à une technologie de pointe, Yellow Canary crée une solution rapide et évolutive qui simplifie le processus de vérification des salaires.