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La Silly Season est à nos portes. De moins en moins de monde entre dans les bureaux et de plus en plus de fêtes de Noël envahissent les bars de la ville. Mariah Carey est complètement décongelée et « All I want for Christmas » passe en boucle à la radio. Alors que la période des fêtes approche à grands pas, ceux qui travaillent dans le domaine du droit de la paie et de l'emploi ne s'amusent peut-être pas autant que leurs collègues joyeux et insouciants.
Beaucoup de choses se sont passées cette année dans le monde des relations professionnelles, et certains scénarios et législations devraient être pris en compte avant de passer à la mode Noël. Ne vous inquiétez pas, Yellow Canary est là pour vous aider (sur l'air des « 12 jours de Noël », à cause des fêtes, bien sûr !).
Douze systèmes de gestion du temps et des présences
Malgré les meilleures intentions, l'un des problèmes de données les plus courants auxquels sont confrontés les employeurs est l'exactitude des informations relatives aux listes et aux feuilles de temps.
Même le système de gestion des temps et des présences le plus performant et le plus récent, qui promet de saisir toutes les données dont vous pourriez rêver, ne sera précis qu'à environ 90 % en raison de l'imprévisibilité inhérente au comportement humain. En réalité, certaines feuilles de temps n'existent tout simplement pas, d'autres semblent avoir été écrites à la main dans le noir et d'autres ne sont disponibles que pour une période très limitée.
Soyez assuré que les problèmes liés aux données font partie intégrante de la conformité des effectifs. Nous avons tout vu et avons des moyens ingénieux de résoudre ces problèmes courants. Découvrez-les plus en détail ici, ou contactez-nous à Yellow Canary pour en savoir plus.
Onze paiements forfaitaires
Ah, le cadeau festif des paiements forfaitaires. Ils sont de toutes formes et tailles et couvrent une multitude de raisons, dont certaines ne sont qu'un mystère des fêtes ! Yellow Canary travaille avec ses clients et leurs représentants légaux pour déterminer dans quelle catégorie ces paiements entrent.
Voici quelques conseils du Père Noël pour les elfes de la paie lors du traitement des paiements forfaitaires :
- S'assurer que les principes de comptabilité sont adéquats pour chaque employé s'il n'existe pas de code salarial clair permettant d'identifier le paiement ;
- Tenez compte de la catégorie fiscale dans laquelle ces paiements entrent. En cas de doute, demandez des conseils fiscaux.
- Réfléchissez à la place de ces paiements dans les calculs et les paiements relatifs aux années de service (sommes-nous de retour au quatrième jour ?)
Dix ans de prison maximum pour un personnel sous-payé
Personne ne veut passer des appels téléphoniques de Noël depuis la prison comme Paul Kelly, mais cela pourrait être le cas pour les employeurs qui sous-payent intentionnellement leur personnel en vertu du projet de loi sur la fermeture des échappatoires. Les employeurs qui sous-payent intentionnellement leurs employés s'exposent désormais à de graves conséquences, notamment la possibilité d'une peine maximale de 10 ans derrière les barreaux et d'amendes pouvant atteindre 1 565 000 dollars pour un individu et 7 825 000 dollars pour une entreprise.
Le suivi continu de votre paie, par exemple grâce au produit Always On Compliance de Yellow Canary, peut être l'outil le plus efficace pour permettre à un employeur de faire preuve de diligence raisonnable, de bien agir envers ses employés et d'échapper à des poursuites.
Neuf ans se sont écoulés depuis la dernière révision de la classification
Les classifications dans les sentences et les accords ne sont pas nécessairement faciles à déterminer. Il s'agit en quelque sorte d'une approche « universelle » du secteur couvert par l'instrument. Le problème est qu'ils ne sont pas adaptés à votre activité et aux tâches de vos employés.
Comme si cela ne suffisait pas, de nouveaux types de travail ont vu le jour ces dernières années. Bien que la plupart des entreprises aient dû s'adapter à la réalité, ces classifications des attributions et des accords n'ont pas changé. Sans une révision régulière des classifications, la croissance d'un employé au sein de l'entreprise peut signifier qu'il est effectivement sous-payé.
Huit (y) feuilles de temps papier
Tenue de registres ? Tu es partout ! Vous avez toutes les feuilles de temps imprimées, pour chaque employé, des 7 dernières années ! Vous n'allez certainement pas figurer sur la liste des méchants du FWO cette année... ou est-ce le cas ?
Vos listes papier ont juste besoin d'être scannées (même si cela ne représente pas mal d'heures de paie !) , mais que se passe-t-il lorsque la qualité de numérisation est médiocre ? Ou bien un ajustement doit être effectué après coup ? Ou pire encore, les scans ne sont pas lisibles par machine et doivent être transcrits ? !
A little Canary nous dit que vous pourriez envisager d'ajouter un système de feuille de temps numérique à votre liste de souhaits cette année.
Sept salaires annualisés
Les arrangements annualisés sont simples sur le plan conceptuel, mais dans la pratique, ils peuvent être complexes et ne sont certainement pas « définis et oubliés ». En fonction de l'attribution, l'employeur doit procéder à des rapprochements annuels entre la rémunération allouée et le salaire annualisé et couvrir tout déficit dans les 14 jours. Cependant, pour calculer la « rémunération des primes », nous devons suivre les listes, les jours travaillés, les heures d'arrivée et de sortie... vous savez, tout ce qu'un employeur peut espérer « annualiser ».
Faites attention à partie 2 de notre blog pour plus de conseils sur le chaos en matière de conformité à Noël!
