Pourquoi les violations de la conformité sur le lieu de travail

Vous disposez donc d'une technologie dotée de fonctionnalités de conformité intégrées, d'une excellente équipe de paie et de brillants spécialistes de l'emploi et des relations industrielles à portée de main. Pourquoi devez-vous continuer à vérifier que vous respectez vos obligations sur le lieu de travail ? En bref, la réponse est que la mise en œuvre constante de la conformité sur le lieu de travail est un processus extrêmement complexe et en constante évolution. Des contrôles de conformité réguliers sont essentiels pour s'assurer que les employeurs s'acquittent correctement de leurs obligations et ne laissent pas les problèmes s'aggraver au fil du temps. Pour effectuer correctement ces contrôles, il faut comprendre les principaux moteurs des violations de conformité.

Les quatre fonctions de la conformité sur le lieu de travail

L'intersection de quatre fonctions commerciales clés (juridique, planification des effectifs, technologie et paie) constitue, en substance, ce qui constitue la conformité sur le lieu de travail.

Pour avoir une vue d'ensemble, il est important de comprendre chaque fonction à un niveau élevé :

1. Juridique : le rôle principal de cette fonction est de déterminer les règles qui régissent la conformité sur le lieu de travail. Ces règles découlent de l'interprétation de plusieurs sources différentes ; principalement les sentences modernes, les accords d'entreprise, la législation fédérale et étatique et les contrats de travail. Ce qui, à son tour, oriente les principes qui sous-tendent cette interprétation, c'est la loi en constante évolution connue sous le nom de common law.
2. Planification des effectifs : d'une manière générale, la gestion des effectifs fait référence aux tâches nécessaires pour disposer des bonnes personnes dotées des bonnes compétences, au bon endroit et au bon moment. De manière critique, cette fonction traite de la manière dont une entreprise déploie ses effectifs (lire : organisation des listes et planification des équipes).
3. Technologie : la fourniture et la maintenance des systèmes techniques en place chez un employeur, régissant principalement la paie, le temps et les présences.
4. Opérations de paie : à la base, la paie répartit les paiements aux employés. En général, ils sont également chargés de mettre à jour les systèmes de paie pour tenir compte de divers changements sur le lieu de travail, notamment des modifications apportées aux instruments industriels, à la classification des employés, à l'évolution des horaires de travail, etc.

Le point crucial : le manque d'intégration entre les fonctions de l'entreprise et les déficiences structurelles

Absence d'intégration

Bien qu'il y ait une marge d'erreur absolue dans chaque fonction, les violations de la conformité sur le lieu de travail ont deux raisons principales.

Tout d'abord, les violations sont dues à un manque d'interaction et d'intégration entre les quatre fonctions susmentionnées. Les complications courantes et potentiellement désastreuses qui découlent de ce problème sont les suivantes :

1. Les mises à jour critiques des instruments industriels, de la législation et des principes d'interprétation de la common law en constante évolution ne sont pas intégrés aux systèmes de paie.
2. L'établissement des listes et la planification des équipes ne parviennent pas à intégrer et à prendre en compte les termes de tout instrument industriel applicable. Par exemple, veiller à ce que des cadres supérieurs soient inscrits pour le plus grand nombre d'heures possible afin de réduire le droit à une indemnité de travail plus élevée pour les autres employés.
3. Vérification de vos devoirs : malgré les fonctionnalités de conformité intégrées, l'un des principaux problèmes auxquels les employeurs sont confrontés est l'idée de vérifier leurs propres devoirs. En d'autres termes, un système qui traite votre paie vérifiera qu'elle a été traitée conformément à sa programmation. Et c'est là que réside le problème (ou, plus précisément, la boucle infinie induisant une violation de conformité).
4. Application de la bonne règle dans les mauvaises circonstances : examinons un taux de 150 % pour les heures supplémentaires par rapport à une pénalité de 150 % pour les quarts de travail. En fin de compte, un calcul de 150 % sera appliqué, ce qui signifie que l'employé recevra le même montant et qu'aucun écart salarial ne sera immédiatement évident. L'avantage, cependant, c'est que la pénalité de quart donne droit à une pension de retraite, alors que les heures supplémentaires ne le sont pas.
5. Classification erronée des employés : la relation entre les tâches d'un employé et sa classification selon un instrument industriel pertinent évolue constamment et repose sur plusieurs des quatre fonctions. Prenons l'exemple d'un employé qui assume des responsabilités plus importantes. Une équipe juridique est consciente que ces tâches plus importantes peuvent modifier la classification de l'employé, mais elle ne sait pas qu'elle les exécute. La direction sait qu'elle exécute les tâches les plus importantes, mais elle ne peut pas modifier sa classification et ses salaires et droits ultérieurs.
6. Faiblesses de la programmation technologique : les systèmes de paie fonctionnent généralement sur une base de paie période par période de paie, chacune étant traitée comme une période distincte. Cela signifie qu'un système de paie interprétera un instrument industriel en ce qui concerne une période de paie particulière. Il en résulte que les règles salariales applicables tombent souvent entre les mailles du filet. Prenons l'exemple d'un système configuré pour des périodes de paie bimensuelles. Certaines règles intégrées à la technologie peuvent être déclenchées sur une période de 28 jours. Cependant, la configuration bimensuelle ne le déclenchera pas, car elle traite deux périodes de 14 jours au lieu d'une période de 28 jours.

Défaillances structurelles

Le deuxième élément clé expliquant pourquoi les violations de conformité se produisent fréquemment réside dans les déficiences structurelles organisationnelles dans la manière dont la conformité sur le lieu de travail est perçue. À l'heure actuelle, la conformité est considérée comme un mécanisme de versement à sens unique ; un moyen de faire passer de l'argent du point A (l'employeur) au point B (l'employé). Il n'est pas conçu dans l'idée que vous auriez à revenir en arrière et à auditer ce qui a été fait ou à créer une chronologie historique pour déterminer si ce qui s'est passé est réellement correct.

La solution : intégration, changement de mentalité et autonomisation des employés Comme c'est souvent le cas pour les problèmes complexes des entreprises, la solution initiale peut consister à remplacer ou à modifier la technologie. Bien que cela puisse se produire ultérieurement, la première étape impérative consiste à faire évoluer les mentalités, passant de la conformité du personnel, qui est un moyen d'obtenir des paiements sur place, à une approche visant à garantir une conformité continue. L'accent est mis sur la continuité ! Un autre aspect essentiel est le renforcement de la visibilité et de l'intégration des quatre fonctions clés. Bien que la délégation de la responsabilité à quelques parties prenantes clés soit un bon point de départ, le filet de responsabilité en matière de conformité sur le lieu de travail est trop large pour que cette approche soit réellement efficace. Idéalement, cela nécessite une modification de l'infrastructure organisationnelle ainsi que la formation et l'autonomisation des employés afin que chacun soit conscient de ses obligations et de la manière dont ses actions influencent les autres fonctions. Il doit s'agir d'une approche descendante, avec les PDG, les membres du conseil d'administration, les cadres supérieurs et la fonction RH prenant l'initiative et instaurant une culture de conformité descendante.