Avec plus de 1,2 million d'employés et en tant que deuxième plus grand secteur d'emploi d'Australie, l'importance du secteur de la vente au détail ne peut être sous-estimée. Ces dernières années, le commerce de détail a également été un foyer de sous-paiements importants et très médiatisés. Compte tenu de son importance et de l'attention constante portée à la conformité dans le secteur de la vente au détail en particulier, il est juste de se demander pourquoi la conformité est si difficile dans le secteur de la vente au détail. Nous examinons ici certaines des complexités courantes qui se présentent et ce que les détaillants devraient prendre en compte lorsqu'ils réfléchissent à leurs obligations de conformité.
1. La sainte trinité du GRIA, du SSW et des greffiers
De nombreuses opérations de vente au détail seront couvertes par non pas un, mais au moins trois instruments industriels différents : le General Retail Industry Award 2020 (GRIA), le Storage Services and Wholesale Award 2020 (SSW) et le Clerks — Private Sector Award 2020 (Clerks). Cela ne prend pas en compte les accords d'entreprise uniques qui peuvent également être en vigueur dans une entreprise en particulier. Cela signifie essentiellement que les employeurs doivent s'assurer qu'ils respectent les différents instruments qui comportent tous des droits différents. Les employeurs tombent souvent dans un piège : les employés passent d'un poste à un autre (par exemple, d'un rôle de soutien en magasin à un rôle de vente au détail), mais sans mettre à jour la couverture des instruments de ces employés dans leurs systèmes de paie pour soutenir ce changement afin de garantir que les paiements et les droits sont effectués correctement.
2. Cycles de sélection
D'après notre expérience, le GRIA est l'un des prix les plus complexes lorsqu'il s'agit de l'organisation de la liste des membres du personnel à temps plein et à temps partiel. Il existe de nombreuses règles relatives aux jours de congé consécutifs, au nombre maximum de jours par semaine et au travail régulier du dimanche qui doivent être prises en compte lors de l'établissement de la liste des employés. À de nombreux égards, ces règles se chevauchent ou, dans la pratique, traitent des mêmes scénarios. Les employeurs se grattent souvent la tête lorsqu'il s'agit de mettre en œuvre ces règles, y compris en ce qui concerne l'ordre dans lequel elles devraient être appliquées. Pour ajouter à la complexité, un certain nombre de règles sont appliquées sur des cycles de sélection de deux semaines, tandis que d'autres s'étendent sur quatre semaines. De nombreux systèmes de paie ne sont tout simplement pas configurés et équipés pour calculer les droits qui surviennent en dehors de leur cycle de paie intégré ou pour fonctionner de manière continue. En l'absence d'un système permettant d'effectuer des contrôles de conformité réguliers, nous savons par expérience que ces droits sont souvent négligés par inadvertance et ne sont pas du tout calculés, ce qui entraîne d'importants problèmes de sous-paiement.
3. Alors, qu'est-ce que je dois en cas de violation des règles de l'alignement ?
Même une fois que vous avez déterminé comment les différentes règles de composition interagissent, le GRIA reste souvent muet sur les conséquences d'une violation d'un principe de composition. De nombreux employeurs pensent que les heures supplémentaires sont payables dans ces circonstances, mais il peut être difficile de savoir comment cela s'applique dans la pratique, quand les heures supplémentaires sont payables et quel montant exact. Il n'est pas toujours facile d'essayer de déterminer un montant précis (et nous n'avons même pas encore parlé des répercussions sur les pensions de retraite !)
4. Tenue de registres
Malheureusement, nous constatons souvent que certaines règles et certains droits du GRIA sont appliqués de manière relativement ponctuelle sans que de nombreux dossiers accessibles ou précis soient conservés pour noter ce qui s'est réellement passé. C'est particulièrement le cas pour les droits tels que le temps libre (TOIL) et les tâches plus lourdes, qui peuvent être appliqués et mis en œuvre de manière très différente par les différents responsables ou dirigeants sur le terrain. Il est donc très difficile de « recréer » avec précision ce qui s'est passé dans le but de s'assurer que les employés ont reçu correctement leurs droits.
5. Salaires, temps et présences
Les systèmes de paie et de gestion du temps et des présences ne sont pas toujours amis et peuvent ne pas saisir tous les points de données. D'après notre expérience, et dans le même ordre d'idées que ce qui précède, les systèmes en place ne tiennent souvent pas compte des différentes situations qui peuvent survenir. Par exemple :
- La GRIA indique qu'une indemnité de repas est due si un préavis de 24 heures n'est pas donné pour les heures supplémentaires. Cependant, la plupart des systèmes de paie ou de gestion des temps et des présences ne sont pas conçus pour saisir et enregistrer si un préavis a été donné ou non, ce qui rend difficile de savoir si l'indemnité a été payée correctement ou pas du tout.
- Les grands détaillants comptant plusieurs magasins peuvent demander à leurs employés de travailler deux équipes par jour. Ils peuvent également demander aux employés de faire un inventaire, leur demander de revenir (rappel), ou peut-être qu'un employé n'a tout simplement pas fait une pause et que cela a été enregistré comme deux quarts de travail. Sans intervention manuelle, de nombreux systèmes de gestion du temps et des présences ne pourront pas facilement gérer ces scénarios, ce qui peut souvent entraîner des erreurs de paiement.
Comment optimiser la conformité du personnel du commerce de détail ?
Compte tenu de toutes les difficultés qui peuvent survenir lorsqu'il s'agit de respecter les obligations salariales dans le secteur de la vente au détail (nous n'avons abordé que quelques-unes d'entre elles ci-dessus), il est essentiel que les employeurs mettent en place des mesures pour s'assurer de vérifier régulièrement que leurs systèmes et processus internes tiennent compte de tous les scénarios et nuances qui peuvent survenir.
Ne pas le faire peut, et c'est souvent le cas, entraîner des sous-paiements qui, au fil du temps et avec une main-d'œuvre nombreuse, peuvent très rapidement se transformer en une masse salariale extrêmement importante.
La plateforme Yellow Canary est conçue pour effectuer un suivi régulier de la paie d'une entreprise, conformément au Modern Award pertinent (tel que le GRIA) et à tout accord d'entreprise unique, afin de garantir que les salaires et traitements, les pensions de retraite et tous les droits sont payés correctement.
